Le PNUD Cameroun recrute un Assistant aux Operations et aux Achats


Tâches et responsabilités :

Sous la supervision du Spécialiste aux Achats basé à Yaoundé et la supervision générale du Chef de l’Unité Stabilisation de Maroua, l'Assistant (e) aux Operations & aux Achats aura la responsabilité de fournir un soutien aux services administratifs, d'achat et de logistique en garantissant une qualité de travail élevée, assure une prestation de services précise, opportune et correctement enregistrée/documentée. L'Assistant (e) aux Operations & aux Achats promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats et travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du Bureau Central à Yaoundé (CO) afin d'assurer une prestation de services cohérente.

Il / elle devra s’assurer des résultats suivants :
  • Soutien aux processus de passation de marchés
  • Soutien à la stratégie de sélection des fournisseurs et à la gestion des contrats
  • Suivi financier des activités du projet
  • Suivi administratif du projet
  • Gestion de Stocks des équipements et matériels
Afin d’accomplir ses résultats, Il / elle sera chargé d’apporter une assistance dans les processus de passation de marchés pour le Projet Stabilisation, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants:
  • Soutien à la préparation des plans de passation de marchés pour le bureau et les projets et suivi de leur mise en œuvre.
  • Appui à la mise en œuvre des processus de passation des marchés, y compris la préparation des documents d'appel d'offres ou d'examen sur dossier, la réception des devis, des offres ou des propositions.
  • Maintien du système de classement dans l'unité de passation de marchés.
  • Appui à la hiérarchisation des demandes d'achat en fonction de l'urgence des mesures à prendre par le spécialiste des achats. Suivi de tous les processus de passation de marchés jusqu'à la livraison, l'acceptation et le paiement. Suivi avec les unités requérantes de leurs demandes d'achat, en s'assurant que toutes les exigences sont satisfaites.
  • Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports sur les achats conformément aux PSO du CO.
  • Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de diverses sources. Compilation d'informations pour la préparation des factures de recouvrement des coûts pour les services d'achat.
  • Appui aux propositions soumises au Comité des marchés, des actifs et des acquisitions (CAP) et au Comité consultatif des marchés publics (ACP).

Il / elle sera chargé d’appuyer la mise en œuvre de la stratégie de sélection des fournisseurs et à la gestion des contrats, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :
  • Appui à l'élaboration et à la gestion des listes de fournisseurs, gestion de la base de données des fournisseurs, y compris l'évaluation des performances.
  • Appui à la mise en œuvre de la stratégie d'appel d'offres électronique

Il / elle sera chargé d’apporter une assistance aux opérations financières pour le Projet Stabilisation
  • Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières du projet ;
  • Analyser les demandes de financement et vérifier leur conformité en rapport avec le projet, les accords de partenariat et les procédures du PNUD;
  • Examiner et vérifier l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements et préparer des rapports financiers (FACE) ;
  • Faites le suivi du paiement F10 auprès de l'administration ;
  • Assurer le suivi des paiements du personnel/fournisseurs avec l'unité de programme et les finances ;
  • Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, et faire l'examen de leurs rapports financiers et n’enclencher le prochain paiement que si ces rapports sont validés
  • Suivre le paiement des DSA des collaborateurs de terrain, les factures des partenaires et des prestataires
  • Collaborer avec le service des opérations du Bureau central à Yaounde pour toute autre tâche financière
Il / elle sera chargé d’apporter une assistance administrative pour le Projet Stabilisation
  • Assurer la transmission des documents administratifs et financiers au Bureau central a Yaounde ;
  • Programmer et organiser les réunions/séminaires ;
  • Préparer les ordres de mission du terrain ;
  • S’assurer que les réclamations de voyage et autres paiements sont traités à temps ;
  • Préparation des commandes pour les équipements, les fournitures de bureau et suivi des livraisons ainsi que les paiements y afférents du Bureau terrain ;
  • Gérer les équipements du Bureau terrain en lien avec l’administration du Bureau central du PNUD à Yaoundé
  • Assurer la rédaction des comptes rendus de réunions ;
  • Rédiger les correspondances ;
  • Veiller au respect des normes de sécurité sur le terrain
  • Collaborer avec le PMSU, les Opérations ainsi que les Programmes
  • Assurer toute autre tâche administrative en rapport avec le Projet
Il / elle sera chargé de la gestion des stocks des équipements et matériels du magasin de Maroua
  • Préparer les réceptions des équipements selon les bon de commande ou la documentation de donation ;
  • Superviser le chargement et déchargement des équipements et matériels ;
  • Préparer les sorties des équipements et matériels suivant le Bon de Sortie ;
  • Préparer les documents de donation et de transfert des équipements ;
  • Participer aux comptages, décomptages et livraison des équipements et matériels ;
  • Examiner le contenu de la livraison reçue et rédiger les différents rapports de réception ;
  • S’assurer de la mise conforme des registres selon les arrivages et les sorties;
  • Assurer la mise à jour des outils de stock ;
  • Veiller à l’entreposage des équipements et matériels suivant les normes requises ;
  • Préparer les inventaires réguliers et périodiques du stock des équipements et matériels ;
  • Rédiger et soumettre les rapports hebdomadaires de mouvements de stock ;
  • Tenir à jour les registres de gestion des stocks ;
  • Initier des alertes relatives aux événements survenus au magasin (ex : arrivée des produits, sortie des produits, visite du magasin…)
  • Faire un état des stocks disponibles par équipements et matériels toutes les semaines et communiquer au superviseur.
  • Organiser les activités d’entretien du magasin et des espaces de stockage des équipements et matériels ;
  • Respecter les normes d’entreposage ;

Compétences
(Connaissances techniques, compétences personnelles et compétences en gestion de personnel en rapport avec les performances attendues)

EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE :
  • Capacité à effectuer diverses tâches et fonctions répétitives et de routine liées au service administratif général, Capacité à examiner les données, à identifier et à corriger les divergences
  • Capacité à traiter un volume de travail important, éventuellement sous des contraintes de temps
  • Bonne connaissance des règles et règlements administratifs
  • Connaissance et compréhension approfondies des meilleures pratiques et procédures de bureau, administratives et de secrétariat, connaissance approfondie des logiciels de bureautique relatifs à la présentation de la gestion des données de traitement de texte, ATLAS, selon les besoins
  • Capacité à faire fonctionner et à entretenir diverses machines commerciales et équipements de bureau informatisés afin d'assurer une prestation de services efficace
  • Capacité à organiser et à accomplir des tâches multiples en établissant des priorités
  • promouvoir l'inclusion et le respect de la diversité tout en respectant les différences individuelles et culturelles ; encourager la diversité et l'inclusion partout où cela est possible.
  • Intégrité et transparence : maintenir des normes éthiques élevées et agir de manière cohérente avec les principes/règles et normes de conduite de l'organisation.
  • Professionnalisme : capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et à faire preuve d'un jugement sûr pour relever les défis quotidiens.

GESTION DES DONNÉES :
  • Collecter et compiler les données avec rapidité et précision en identifiant ce qui est pertinent et en éliminant ce qui ne l'est pas, les enregistrer de manière accessible et tenir à jour des bases de données
  • Recueillir, vérifier et enregistrer de manière approfondie et méthodique les données en faisant preuve d'un grand souci du détail et en identifiant et en corrigeant les erreurs de sa propre initiative.
  • Transmettre les données des fichiers ; créer et générer des requêtes, des rapports et des documents en utilisant des bases de données, des tableurs, des communications et d'autres logiciels avec rapidité et précision
  • Interpréter les données, tirer des conclusions et/ou identifier des modèles qui soutiennent le travail des autres

PLANIFICATION, ORGANISATION ET MULTITÂCHE :
  • Organiser et accomplir avec précision de multiples tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des affectations spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des multiples rapports hiérarchiques
  • Planifier, coordonner et organiser la charge de travail tout en restant conscient des priorités changeantes et des délais concurrents.
  • Démontrer sa capacité à passer rapidement d'une tâche à l'autre pour répondre à des besoins d'assistance multiples
  • Établir, construire et maintenir des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients pour faciliter la fourniture d'un service
  • Promouvoir l'apprentissage et la gestion/partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel.

Required Skills and Experience

Education :


Être titulaire au minimum d'une Licence en Commerce International, Gestion Administrative, Finances, Economie, ou domaine connexe.

Expérience :

  • Avoir au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans les opérations : achats et acquisitions, gestion administrative et/ou financière, logistique.
  • Une expérience pertinente en matière de passation de marchés, gestion financière ou de gestion des services généraux constitue un atout,
  • Avoir une très bonne maîtrise de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Power Point, etc.),
  • Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le web est requise,
  • Une certification dans le domaine des achats constitue un atout,
  • Une expérience dans la passation des marchés et la gestion des achats avec le SNU ou une ONG / un Organisme international /ou une institution de référence est un atout.

Exigences linguistiques :
  • Maîtrise du français.
  • Avoir au moins une connaissance de travail de l'anglais.
  • La connaissance des langues locales (fulfulde, arabe...) serait un avantage.

Le PNUD Cameroun recrute un Assistant aux Operations et aux Achats Le PNUD Cameroun recrute un Assistant aux Operations et aux Achats Reviewed by Admin on janvier 29, 2021 Rating: 5

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