Avis de recrutement : Secrétaire de direction

La secrétaire de direction ou assistant (e) de direction est la personne de confiance du PDG (DG).

Il gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ce dernier et prend connaissance de son courrier, prépare ses correspondances, organise des réunions dont elle fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Elle supervise son déplacement professionnel.

La secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de son supérieur. Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.

Il sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.

La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’une bonne secrétaire de direction.

Il a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies multimédia et maîtrise parfois deux langues étrangères.

Très disponible, d’une grande discrétion, il adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son hiérarchique.

Missions principales

Effectuer l’accueil physique et téléphonique,
Recueillir les informations et documents de collaborateurs internes et clients externes,
Organiser les rendez-vous et l’emploi du temps de sa direction,
Rédiger les courriers, les rapports, compte-rendu de réunions, les mails,
Préparer et organiser les réunions,
Superviser les déplacements professionnels.
Superviser quand besoin est l’ensemble des secrétaires de l’entreprise
Compétences techniques
Qualité rédactionnelle et esprit de synthèse
Bonne présentation
Maitrise de l’informatique (traitement de texte, logiciels de bureautique)
La connaissance de langues étrangères est appréciée.
Qualités personnelles
Organisée et autonome
Dynamique et polyvalente
Vigilante
Souriante
Organisation et coordination des réunions
Toujours à l’écoute
Bonne prestance et présentation physique
Rattachement hiérarchique