Avis de recrutement : Secrétaire d'agence

Avis de recrutement : Secrétaire d'agence

La secrétaire est la première interlocutrice des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, partenaires…). C’est elle qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s’occupe du courrier…

Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à une assistante qu’elle est pour son CA.

La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’une bonne secrétaire.

La secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement (auprès de sa hiérarchie et après validation auprès des apprenants dans leur forum par exemple)

Elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique sont les compétences indispensables de la secrétaire.

Missions principales

• Accueillir et orienter les visiteurs ;
• Gérer les appels téléphoniques entre l’extérieur de son entreprise et sa hiérarchie (CA), et inversement ;
• Recevoir, rédiger et transmettre le courrier, message et les e-mails ;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers qui lui sont confiés ;
• Tenir à jour l’agenda de son service et de sa hiérarchie (CA) ;
• Préparer les déplacements de sa hiérarchie (CA) ;
• Organiser des réunions et meetings ;
• Assurer la prise de notes lors des réunions, puis rédiger les comptes-rendus.
• Compétences techniques
• Ordonnée et méthodique.
• Pouvoir intervenir sur plusieurs fronts en même temps tout en hiérarchisant ses priorités.
• Disponible pour répondre aux urgences imposées par sa hiérarchie.
• Rédiger courriers et comptes-rendus,
• Maîtriser les langues
• Qualités personnelles
• Excellentes qualités humaines pour rester toujours courtoise et souriante.
• Bonne communicante
• Serviable et bonne tenue
• Rattachement hiérarchique

-Chef d’Agence

Statut

Assistante de service|

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