Avis de recrutement : Assistant (e) aux achats - Stabilization Project

Avis de recrutement : Assistant (e) aux achats - Stabilization Project

Avis de recrutement : Assistant (e) aux achats - Stabilization Project

Job Description - The United Nations Development Program
Agency : UNDP

Title :

Procurement Assistant Stabilization Project
Job ID : 31198
Practice Area - Job Family : Management - PASSATION DES MARCHÉS
Vacancy End Date : (Midnight New York, USA) : 09/07/2020
Time Left

Duty Station : Maroua, Cameroon
Education & Work Experience : F-2-Year College Degree - 5 year(s) experience
Languages : Required: Desired: English French
Grade SB3
Vacancy Type : Service Contract (SC)
Posting Type : External
Bureau : Africa
Contract Duration : 6 months

Background

Depuis plusieurs années, le PNUD avec l’appui de différents bailleurs de fonds, le Japon, l’Allemagne, la Suède, l’Union Européenne a fait de sa priorité le relèvement précoce et la stabilisation au sein des communautés durement touchées par la crise.

Plus récemment le PNUD s’est engagé à mettre en œuvre la stratégie régionale de la stabilisation, adoptée en mai 2018 par les Etats parties de la CBLT et endossée par l’Union Africaine.

En vue de la mise en œuvre de cette stratégie, le PNUD a proposé aux Etats un programme régional de facilitation, lequel fut lancé officiellement lors du deuxième forum des gouverneurs tenu le 17 juillet à Niamey. En Octobre 2019, le Cameroun a organisé son premier Comité de Pilotage de la Fenêtre Nationale de la Facilité, laquelle est une déclinaison du projet régional de stabilisation.

Trois objectifs clefs sont visés à travers ce projet :

Maintenir un niveau minimum de sécurité dans les zones d’intervention,
Répondre aux besoins urgents en infrastructures et services sociaux de base,
Offrir des opportunités immédiates d’accès aux moyens d’existence durable.

La mise en œuvre des objectifs de la Fenêtre nationale de Stabilisation déclinés nécessite la présence au sein de l’équipe d’un (e) Assistant (e) aux achats qualifié, afin de soutenir le coordonnateur de la Stabilisation pour l’ensemble des tâches administratives et financières, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe basée à Maroua et à Yaoundé ainsi qu’avec les collègues des autres projets.

Duties and Responsibilities
Tâches et responsabilités :
Sous la supervision du Spécialiste aux Achats basé à Yaoundé et la supervision générale du Chef de l’Unité Stabilisation de Maroua, l'Assistant (e) aux achats aura la responsabilité de fournir un soutien aux services administratifs, d'achat et de logistique en garantissant une qualité de travail élevée, assure une prestation de services précise, opportune et correctement enregistrée/documentée. L'Assistant (e) aux achats promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats et travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations, des programmes et des projets du Bureau Central à Yaoundé (CO) afin d'assurer une prestation de services cohérente.

Il ou elle devra s’assurer des résultats suivants :
  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
  • Soutien au sous-bureau de Maroua
  • Soutien aux processus de passation de marchés
  • Soutien à la stratégie de sélection des fournisseurs et à la gestion des contrats
Afin d’accomplir ses résultats,

Il ou elle sera spécifiquement responsable la mise en œuvre de stratégies opérationnelles axées sur la réalisation des résultats suivants :

La conformité totale des activités de passation de marchés avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD ; mise en œuvre d'un contrôle interne efficace, d'une conception appropriée et d'un système de gestion des achats fonctionnel et axé sur le client
La mise en œuvre des achats stratégiques dans le CO, y compris la stratégie d'approvisionnement, la sélection et l'évaluation, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec les clients, l'introduction et la promotion des achats en ligne, la mesure des performances.

Il ou elle apportera un appui au sous-bureau de Maroua, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
  • Suivre les demandes de services/demandes de paiement liées à la passation de marchés, administration.
  • Introduire les différents documents reçus pour les différentes approbations nécessaires,
  • Assurer le suivi des demandes de voyage et ordres de mission auprès de l'administration si nécessaire,
  • Faites le suivi du paiement F10 auprès de l'administration,
  • Assurer le suivi des paiements du personnel/fournisseurs avec l'unité de programme et les finances,
  • Collecter les informations à des fins administratives,
  • Tenir à jour les archives.
  • Apporter un appui à la gestion de l'entrepôt du projet
Il ou elle sera chargé d’apporter une assistance dans les processus de passation de marchés pour le Projet Stabilisation, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

soutien à la préparation des plans de passation de marchés pour le bureau et les projets et suivi de leur mise en œuvre.
Appui à la mise en œuvre des processus de passation des marchés, y compris la préparation des documents d'appel d'offres ou d'examen sur dossier, la réception des devis, des offres ou des propositions.
Maintien du système de classement dans l'unité de passation de marchés.
Appui à la hiérarchisation des demandes d'achat en fonction de l'urgence des mesures à prendre par le spécialiste des achats. Suivi de tous les processus de passation de marchés jusqu'à la livraison, l'acceptation et le paiement. Suivi avec les unités requérantes de leurs demandes d'achat, en s'assurant que toutes les exigences sont satisfaites.
Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports sur les achats conformément aux PSO du CO.
Extraction, saisie, copie et classement de données provenant de diverses sources. Compilation d'informations pour la préparation des factures de recouvrement des coûts pour les services d'achat.
Appui aux propositions soumises au Comité des marchés, des actifs et des acquisitions (CAP) et au Comité consultatif des marchés publics (ACP).

Il ou elle sera chargé d’appuyer la mise en œuvre de la stratégie de sélection des fournisseurs et à la gestion des contrats, en mettant l'accent sur la réalisation des résultats suivants :
  • Appui à l'élaboration et à la gestion des listes de fournisseurs, gestion de la base de données des fournisseurs, y compris l'évaluation des performances.
  • Appui à la mise en œuvre de la stratégie d'appel d'offres électronique
Competencies
Compétences

(Connaissances techniques, compétences personnelles et compétences en gestion de personnel en

rapport avec les performances attendues)

EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE :
  • Capacité à effectuer diverses tâches et fonctions répétitives et de routine liées au service administratif général, Capacité à examiner les données, à identifier et à corriger les divergences
  • Capacité à traiter un volume de travail important, éventuellement sous des contraintes de temps
  • Bonne connaissance des règles et règlements administratifs
  • Connaissance et compréhension approfondies des meilleures pratiques et procédures de bureau, administratives et de secrétariat, connaissance approfondie des logiciels de bureautique relatifs à la présentation de la gestion des données de traitement de texte, ATLAS, selon les besoins
  • Capacité à faire fonctionner et à entretenir diverses machines commerciales et équipements de bureau informatisés afin d'assurer une prestation de services efficace
  • Capacité à organiser et à accomplir des tâches multiples en établissant des priorités
  • promouvoir l'inclusion et le respect de la diversité tout en respectant les différences individuelles et culturelles ; encourager la diversité et l'inclusion partout où cela est possible.
  • Intégrité et transparence : maintenir des normes éthiques élevées et agir de manière cohérente avec les principes/règles et normes de conduite de l'organisation.
  • Professionnalisme : capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et à faire preuve d'un jugement sûr pour relever les défis quotidiens.
GESTION DES DONNÉES :
  • collecter et compiler les données avec rapidité et précision en identifiant ce qui est pertinent et en éliminant ce qui ne l'est pas, les enregistrer de manière accessible et tenir à jour des bases de données
  • recueillir, vérifier et enregistrer de manière approfondie et méthodique les données en faisant preuve d'un grand souci du détail et en identifiant et en corrigeant les erreurs de sa propre initiative.
  • Transmettre les données des fichiers ; créer et générer des requêtes, des rapports et des documents en utilisant des bases de données, des tableurs, des communications et d'autres logiciels avec rapidité et précision
  • Interpréter les données, tirer des conclusions et/ou identifier des modèles qui soutiennent le travail des autres
PLANIFICATION, ORGANISATION ET MULTITÂCHE :
  • Organiser et accomplir avec précision de multiples tâches en établissant des priorités tout en tenant compte des affectations spéciales, des interruptions fréquentes, des délais, des ressources disponibles et des multiples rapports hiérarchiques
  • Planifier, coordonner et organiser la charge de travail tout en restant conscient des priorités changeantes et des délais concurrents.
  • Démontrer sa capacité à passer rapidement d'une tâche à l'autre pour répondre à des besoins d'assistance multiples
  • Établir, construire et maintenir des relations de travail efficaces avec le personnel et les clients pour faciliter la fourniture d'un service
  • Promouvoir l'apprentissage et la gestion/partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel.
Required Skills and Experience

Qualifications requises :

Education :
Être titulaire au minimum d'une Licence en Commerce International, Achats, Logistique, Gestion d'Entreprise, Administration Publique, Finances, Economie, ou domaine connexe.

Expérience :
  • Au moins 5 ans d'expérience pertinente dans le domaine de la passation de marchés
  • Une expérience pertinente d’au moins 7 ans en logistique ou en Administration peut être acceptée en lieu et place de celle aux achats/ passation de marchés
  • Une bonne connaissance des missions du PNUD sera un atout
  • Une expérience pertinente en matière de passation de marchés ou de gestion des services généraux constitue un atout.
  • Avoir une très bonne maîtrise de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, Power Point, etc.). Expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le web est requise
  • Une certification dans le domaine des achats constitue un atout.
Exigences linguistiques :

- Maîtrise du français.

- Avoir au moins une connaissance de travail de l'anglais.

- La connaissance des langues locales (fulfulde, arabe...) serait un avantage.

Disclaimer
NB :

Le PNUD est un environnement de travail non discriminatoire, ouvert à tous les groupes : minorités, personnes en situation de handicap, les femmes, les jeunes, etc… ; tous sont appelés à faire acte de candidature;
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés;

cette vacance est exclusivement reservé au candidat de nationalité Camerounaise;

les candidatures feminines sont fortement encouragées.

All applications must be submitted ONLINE at : https://jobs.undp.org/cj_view_jobs.cfm?cur_rgn_id_c=RAF

COMMENT POSTULER
ONLINE at : https://jobs.undp.org/cj_view_jobs.cfm?cur_rgn_id_c=RAF
Avis de recrutement : Assistant (e) aux achats - Stabilization Project Avis de recrutement : Assistant (e) aux achats - Stabilization Project Reviewed by Admin on juillet 03, 2020 Rating: 5

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