Avis de recrutement : Acheteur (se)

Contexte :

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique...

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets dans les secteurs de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, la sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés, dans les Régions de l’Est et de l’Adamaoua, du Nord et de L’Extrême Nord.

Objectif global :

Sous la supervision directe du Responsable Logistique, l’Acheteur (se) participe à la planification et la mise en œuvre des achats nécessaires au déroulement des programmes et support que Première Urgence Internationale développe dans le département du Logone et Chari au Cameroun. Dans le cadre de sa fonction, il/elle pourra être sollicité (e) à se rendre à N’Djamena au Tchad pour des missions précises.

Objectifs spécifiques

réaliser les achats
effectuer le suivi des achats et contrats
participer à la gestion financière
Participe au rapport mensuel logistique(packlog)

Responsabilités et activités à réaliser

1. réaliser les achats

Il/Elle met en place de
contrat cadre d’achat sous la supervision du responsable logistique
Il/Elle met à jour la liste des prix
Il/Elle reçoit les demandes d’achat (DA) des différents départements et les fait valider selon la procédure d’achat PUI dans le délai requis
Il/Elle constitue des dossiers d’achat conformément aux procédures de l’organisation
Il/Elle assure la circulation des dossiers d’achat sur la base et selon les seuils de validation envoie les dossiers à valider en coordination
Il/Elle fait valider la qualité des marchandises aux demandeurs dans le cadre d’achats (Echantillon donné par le fournisseur, visite conjointe chez le fournisseur avec le demandeur, réception conjointe des commandes avec les demandeurs notamment les responsables de projets)
Il/Elle effectue les achats dans le strict respect des procédures PUI et de ses bailleurs de fonds tout en respectant les délais fixés par les demandeurs et en obtenant des produits au meilleur rapport qualité et prix
Il/Elle s’assure que les biens achetés remplissent les standards de qualité et respectent les normes éthiques d'achats PUI
Il/Elle contrôle la conformité des documents remis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison, documents administratifs et fiscaux
Il/Elle vérifie et s’assure de la conformité des dossiers et les transmet aux budget holder(détenteur de ligne budget) pour validation du bon à payer(BAP) avant de les introduire à l’étape paiement au finance
Si la réception s’effectue au bureau, il/(elle) participe à la réception des marchandises avec les demandeurs en amont.
Si la réception s’effectue dans un magasin, il/ (Elle) envoie le bon de commande et planning de livraison à l’assistant logistique
Si la réception est prévue sur le terrain, il transmettra au Responsable de projet le bon de commande
Il/Elle veille sur les articles, équipements sous garantie et/ou service après-vente
Il/Elle assure que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison mentionnés sur les offres
Il/Elle assure le bon archivage physique et électronique de tous les documents d’achat de la base.
Il/Elle participe à la préparation des audits dans son domaine de compétence
Il/Elle assure la relation avec les fournisseurs et prestataires et peut être amené à gérer les litiges avec ceux-ci en collaboration avec sa hiérarchie.
Lors de travaux de maintenance ou réhabilitations diverses, il/ (elle) constitue le dossier d’achat avec l’assistant logistique base

2. effectuer le suivi des achats et contrats de la base

Il/Elle tient à jour le suivi des achats de la base et le partage avec les départements de la base et la coordination logistique de façon hebdomadaire, tous les vendredis.
Il/Elle organise des rencontres avec les départements pour clarifier les demandes d’achat
Il/Elle effectue le suivi des achats et contrats d’achat de biens, de travaux, de service et de bail de la base
Il/Elle participe à la mise en place des contrats cadres pour tous les achats récurrents de la base (Fournitures de bureau, produits d’entretien, quincaillerie, pièces, achat projet, main d’oeuvre etc.).
Il/Elle met à jour le fichier de suivi de tous les contrats cadres

3. participer à la gestion financière de la base

Il/Elle effectue le suivi des tranches de paiement avec le département finance jusqu’à la conclusion des contrats/Dossier d’achat
Il/Elle est autorisé(e) à prendre des avances de caisse professionnelles et justifier toutes les dépenses conformément aux procédures de l’organisation
Il/Elle effectue le prévisionnel de trésorerie concernant les achats traités par la base.
II/Elle planifie les paiements des fournisseurs et en assurer le suivi

4. Participe au rapport mensuel logistique(packlog)

Il/Elle prépare et met à jour les documents suivants et les transmet au Responsable logisticien tous les 5 du mois dans le cadre du rapport mensuel logistique (packlog) :
Le tableau de suivi des achats (TSA)
Le suivi des contrats et contrats cadres
Scanning de tous les dossiers d’achat tous les mois et transmission au responsable logistique
Effectue son backup d’ordinateur une fois par mois
Il/Elle prépare et met à jour les documents suivants et les transmet au Responsable logisticien tous les 5 du mois dans le cadre du rapport mensuel logistique (packlog) :
Le tableau de suivi des achats (TSA)
Le suivi des contrats et contrats cadres
Scanning de tous les dossiers d’achat tous les mois et transmission au responsable logistique
Effectue son backup d’ordinateur une fois par moi

Profil recherché :

Etre titulaire au minimum d’un Baccalauréat + 2 en Logistique, Gestion/Commerce ou Marketing. Baccalauréat +3 apprécié.

Expérience Professionnelle :

Justifier d’une expérience d’au moins un (01) an continu dans un poste similaire de préférence acquise dans une entreprise logistique ou avoir une expérience de travail d’au moins six (06) mois dans une Organisation Non Gouvernementale.

Connaissances et aptitudes obligatoires