Responsabilités et attributions
Sous la supervision hiérarchique de la RAF est sous la supervision fonctionnelle de la chargée de l’administration et de la Communication, l’assistante administrative en charge de la réception de façon détaillée s’occupera des tâches suivantes au sein de la Coordination du ProFE :
Sous la supervision hiérarchique de la RAF est sous la supervision fonctionnelle de la chargée de l’administration et de la Communication, l’assistante administrative en charge de la réception de façon détaillée s’occupera des tâches suivantes au sein de la Coordination du ProFE :
1. Service d’accueil et secrétariat
- Traiter, répondre ou transférer les appels et messages
- Mettre à jour le calendrier partagé
- Actualiser et ventiler régulièrement les listes de contacts du Projet (contacts externes et internes)
- Assurer l’accueil des visiteurs
- Appuyer dans la rédaction des correspondances du Projet
- Enregistrer les courriers entrants et sortants (télécopies, messages électroniques, courriers) et les archiver manuellement et électroniquement
- Rédiger les correspondances du projet et les comptes rendus des réunions d’équipe du département administratif et financier
2. Appui logistique et organisationnel au projet
- Appuyer la chargée des Achats et des équipements dans l’organisation des chauffeurs et véhicules à l’intérieur de la ville de Yaoundé
- Tenir le registre des ADL
- Gérer le calendrier de la salle de réunion
- Etablir des listes de présence des réunions
- Superviser la préparation logistique des réunions au bureau de la coordination
- Suivre des mouvements du personnel au travers des fiches de présence à la guérite
- Suivre les fiches de permission d’absence de chaque personnel de la coordination.
- Suivre la livraison des journaux
3. Autres attributions:
- Appuyer d’autres tâches et activités sur instruction de ses supérieures ;
- Lire les journaux et dégager les articles en relation avec le cœur de métier du projet.
Profil requis
Qualifications
- Etre titulaire au moins d’un BTS en secrétariat bureautique ou tout autre diplôme équivalent
Expérience professionnelle
- Avoir six (6) mois à deux (2) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
Aptitudes et Compétences
- Bonne présentation
- Dynamique, poli/e et patient/e
- Avoir d’excellentes capacités d’organisation du travail
- Avoir une bonne maîtrise du Français et de l’anglais
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook …)
- Sauvegarde de la confidentialité des informations traitées
- Avoir de bonnes aptitudes en secrétariat et bureautique (Téléphone, photocopieuse, télécopie etc.)
- Avoir une grande capacité d’écoute et de maîtrise de soi,
- Avoir un bon sens du relationnel , de la rigueur et du travail d’équipe
- Etre apte à travailler sous pression
- Etre curieux et ouvert à l’apprentissage (développement personnel)
- Capacité à travailler en équipe et milieu multiculturel
- Etre flexible et avoir une bonne capacité d’adaptation
Date de disponibilité : Le plus tôt possible
Délai de recevabilité des dossiers de candidature : 09 mars 2020
Période de contrat : 2 ans renouvelables
Lieu d’affectation : Yaoundé
Classification interne du poste : Bande 2A / sous la direction de la Responsable Administrative et Financière
Dépôt des candidatures
Composition (exigée) des dossiers de candidature : Lettre de motivation, CV et 03 références professionnelles.
Toutes les candidatures seront uniquement reçues sur notre site carrière, via la plateforme e-recruiting:
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Les candidatures féminines sont fortement encouragées!
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