Avis de recrutement : Assistante de Direction

Missions :

Gérer l’agenda du DG
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement
Gérer les courriers en liaison avec la Direction Générale
Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations...),
Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’entreprise (annuaire et organigramme, tableaux de bord)
Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services,
Participer à l’organisation des évènements
Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.
Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus

Tâches journalières :

Rédiger les courriers ;
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement
Traiter les appels téléphoniques et les transmettre au personnel correspondant ;
Enregistrer les courriers entrant et sortant ;
Traiter et suivre les documents se trouvant dans le parafeur pour signature du DG ;
Suivre la consommation des produits d’entretien et de réception
Assister le DG dans la gestion de son agenda
Mettre à jour ou préparer les documents utilisables lors des réunions
Convoquer les participants de la réunion
Assister aux différentes réunions de travail pour assurer leur compte rendu
Assurer l’archivage et le classement des documents
Diffuser des notes de service : rédige les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature du directeur, et diffuser